Stellvertretung als Überlebensfaktor: Wenn der Chef plötzlich ausfällt

In vielen Schweizer KMU und Familienunternehmen hängt der Betrieb am sprichwörtlichen seidenen Faden: am Chef, an der Chefin. Sie kennen die Kunden, unterschreiben Verträge, führen Verhandlungen, genehmigen Zahlungen und treffen alle wesentlichen Entscheidungen. Doch was passiert, wenn dieser Dreh‑ und Angelpunkt krankheitsbedingt ausfällt, ins Spital muss oder gar unerwartet verstirbt?

Ohne geregelte Stellvertretung steht das Unternehmen von einem Tag auf den anderen still. Rechnungen bleiben unbezahlt, Löhne können nicht freigegeben werden, Fristen verstreichen, und Banken oder Behörden verweigern jegliche Handlung ohne rechtsgültige Unterschrift. In besonders heiklen Fällen drohen Liquiditätsengpässe oder gar die vorübergehende Handlungsunfähigkeit der Firma. Gerade in inhabergeführten Betrieben, wo Kompetenzen bewusst beim Eigentümer konzentriert sind, wird die Stellvertretungsfrage oft verdrängt.

Aber eine klar geregelte Stellvertretung ist kein Ausdruck von Misstrauen, sondern von Professionalität. Sie schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch Mitarbeitende, Kunden und Angehörige.

Eine geregelte Stellvertretung hält den Betrieb am Laufen, wenn die Chefin unerwartet ihre Verantwortung nicht mehr wahrnehmen kann.

Rechtlicher Rahmen

Das Obligationenrecht (OR) und handelsregisterrechtliche Vorschriften verlangen nicht zwingend eine formelle Stellvertretung, wohl aber eine handlungsfähige Geschäftsführung. Wird diese Kompetenz nicht geregelt und der Zeichnungsberechtigte fällt aus, fehlt schlicht die gesetzliche Vertretungsmacht nach aussen. Banken und Behörden orientieren sich strikt an den im Handelsregister eingetragenen Unterschriftsbefugnissen. Eine «mündliche Vollmacht» oder interne Abmachung greift hier nicht.

Besonders kritisch: Ohne HR-Eintrag kann ein Stellvertreter keine gültige Unterschrift leisten – selbst wenn er operativ alles weiss und kann.

Ein Vakuum vermeiden

Vorausschauende Planung bedeutet, Verantwortung bewusst zu teilen. Je nach Unternehmensstruktur bieten sich verschiedene Ansätze:

• Formelle Stellvertretung im Handelsregister:
  Eine zweite zeichnungsberechtigte Person («Kollektivunterschrift zu zweien») oder Prokura schafft Rechtssicherheit.

• Interne Kompetenzregelungen:
  Delegation von operativen Aufgaben inklusive schriftlich definierten Entscheidungsbefugnissen.

• Notfallregelungen:
  Regelmässige Aktualisierung von Vollmachten, Passwörtern und Zu griffs rechten.

• Nachfolgeplanung:
  Wenn der Eigentümer zugleich Geschäftsführer ist, sollte auch die Unternehmensnachfolge frühzeitig geregelt werden.

Toolbox: So sieht eine funktionierende Stellvertreterlösung aus

1. Risikoanalyse durchführen
   Welche Funktionen sind zentral? Wer darf was entscheiden? Wo bestehen kritische Abhängigkeiten?

2. Stellvertretung formell festlegen
   Zeichnungsberechtigungen überprüfen und bei Bedarf anpassen (im Handelsregister eintragen). Interne Vertretungen mit Pflichtenheft dokumentieren.

3. Prozesse regeln
   Freigaben, Zahlungsverkehr, Kundenkommunikation und IT-Zugriffe müssen auch im Ernstfall funktionieren.

4. Notfall‑Dossier erstellen
   Alle wichtigen Informationen (Kontakte, Logins, Verträge, Handlungsanweisungen) an einem sicheren Ort hinterlegen. Zugang klar regeln.

5. Kompetenzen schulen und testen
   Vertretungsperson regelmässig in Entscheidungsprozesse einbinden. Ausfallübungen helfen, Schwachstellen zu erkennen.

6. Regelmässige Überprüfung
   Einmal eingeführt, muss die Lösung lebendig bleiben. Veränderungen in Personal oder Struktur erfordern Anpassungen.

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